会議録をつくる
就労継続支援B型の職員会議の議事録を、録音とAIで作る手順
制作・更新：株式会社ENWAVE監修：北村陽朗（株式会社ENWAVE 代表取締役／2017年から障害福祉事業所を運営）更新
就労継続支援B型の職員会議では、録音、文字起こし、議事録の草案、職員による確認を一つの流れにすると、メモを手がかりに会議を思い出す作業を減らせます。WelWorkで扱う会議録の画面と、架空の会議を使った記載例をもとに、準備から共有までを説明します。AIの出力は草案です。会議に出ていた職員が事実を照合してから、事業所の記録として扱います。
この記事で分かること
- 会議の前・中・後に行う作業が分かる
- WelWorkで文字起こしから議事録へ進む流れを確認できる
- 草案を直す具体例と確定前の確認点が分かる
会議詳細の議事録タブ。会議情報と本文を照合し、草案の内容を職員が確認します。
2026年9月15日撮影。架空データを登録したテスト事業所の画面から、本文に関係する部分を掲載しています。 表示や操作できる内容は権限・提供条件により異なります。
画面を拡大する（別タブ）議事録が後回しになる理由は、書く時間ではなく思い出す時間
会議中に発言しながら取るメモには、結論だけ、担当だけ、といった抜けが生じます。後から文章にするときは、その場にいた人へ確認し直す必要があります。録音と文字起こしを残す意味は、文章を長くすることではなく、確認できる材料を持つことです。
たとえば「送迎を変更する」というメモだけでは、いつから、どの便を、誰が連絡するかが分かりません。文字起こしの該当箇所に戻り、会議で決まった範囲を確かめます。聞き取れなかった内容は参加者へ確認し、AIに補わせないことが大切です。
録音のしかた — 端末の位置と、会議の始め方
端末は全員の声を拾える位置に置き、紙をめくる場所や送風口から離します。会議前に各席から一言ずつ話してもらい、短く録音して再生してください。部屋の広さ、端末、話す声によって結果は変わるため、置き場所だけで十分とは判断しません。
話し声が重なる箇所では、話者や内容の照合が難しくなります。進行役が発言を順に受け、結論や次回までの作業を言葉にして確認すると、後から照合しやすくなります。
スマートフォンの標準録音アプリで記録し、音声ファイルをアップロードする方法もあります。使用する端末で、画面を消した場合や着信時の動作、ファイルの保存を事前に試します。
- 端末はテーブル中央・直置き（書類やカバンの上に置かない）
- 空調・プロジェクター・窓からは離す
- 冒頭に「一人ずつ話す」と宣言する
- 長時間の会議は、休憩で区切って 2 本に分ける
AI に渡す前に決めておく 2 つのこと
1 つ目は議題です。議題を先に決めて共有しておくと、文字起こしのどこが何の話なのかが判別しやすくなり、草案の構成が安定します。議題がないまま始まった会議の草案は、話題が行き来したまま出てきます。
2 つ目は参加者です。出席者の名簿があると、誰の発言かを追いやすくなります。話者を分けた文字起こしを使う場合も、名簿と突き合わせて名前を当てるのは人の作業です。
WelWorkで、録音から議事録の確認へ進む
会議の一覧から対象の会議を開きます。録音を行うか、録音済みの音声ファイルをアップロードし、処理後の文字起こしを確認します。タイトルや日時などの会議情報も、実際に行った会議と一致しているか確かめます。
議事録の草案ができたら、会議詳細の「議事録」タブで本文を読みます。文章が整っていても、内容が正しい証拠にはなりません。原音、文字起こし、会議で共有した資料を使い、発言の対象や結論を確認します。
会議録を起点に研修・委員会の記録を作る場合も、対象となる研修や委員会を選び、作成された下書きを確認します。普通の職員会議と研修記録では残す項目が違うため、同じ本文をそのまま転用しないようにします。
| 段階 | WelWorkで扱うもの | 職員が確認すること |
|---|---|---|
| 会議前 | 会議情報・用語辞書 | 日時、参加者、議題、録音の説明 |
| 会議後 | 音声・文字起こし | 聞き取れない箇所、氏名、数値 |
| 草案確認 | 議事録の本文 | 決定事項、未決事項、担当、期限 |
| 共有前 | 確認済みの会議録 | 確認担当と、情報を共有する範囲 |
草案で必ず確認する 4 点
AI が作るのは草案です。次の 4 点は、会議に出ていた職員が必ず目で確認してください。ここを飛ばすと、間違ったまま記録として残ります。
- 固有名詞 — 利用者名・職員名・事業所名・製品名・加算の名称
- 数字 — 日付、人数、金額、期限。聞き取りにくい桁は特に
- 決まったこと — 「検討する」で終わったのか「決まった」のかの区別
- 宿題と担当 — 誰がいつまでに何をするか。主語が抜けていないか
個人情報の扱いを先に決めておく
会議の録音には利用者の氏名や状態が含まれます。録音データをどこに保存するか、誰が聞けるか、いつ消すかを、使い始める前に事業所として決めておいてください。外部のサービスを使う場合は、保存先の所在地と、AI 処理を委託している先を公開しているかを確認します。
議事録そのものの共有範囲も決めておきます。全職員が見る議事録に利用者の詳細を書くのか、個別の記録に分けるのか。ここが曖昧なまま運用すると、あとから直すのは大変です。
会議の型を決めると、議事録は短くなる
毎回の議題を「前回の宿題の確認 / 利用者のこと / 事業所の運営のこと / 次回までの宿題」の型にしておくと、草案の見出しがそのまま揃います。型があると、読む側も探しやすくなります。
議事録は長く書くほど良いものではありません。会議に出ていない職員が読んで、決まったことと自分の宿題が分かれば十分です。
記載例：送迎の検討を「決定」に変えない
次の例は架空の会議です。「来週から変えられるか確認しましょう」という発言を、草案が「来週から送迎時刻を変更する」とまとめた場合、提案が決定へ変わっています。職員が原音を確認し、決まったのは調査の担当と報告期限であることを反映します。
修正例は「送迎時刻の変更は継続検討。見本職員が関係する利用者の希望と車両の予定を確認し、次回会議で報告する」です。日付や担当が会議で決まっていなければ、先に確認するか未定と書きます。読みやすい文章にするために、存在しない合意を足さないようにします。
実務で使う確認リスト
- 録音とAI処理の目的を参加者に伝えた
- 氏名・数字・決定事項を資料と照合した
- 担当と期限、共有範囲を確認した
よくある質問
- 会議を録音することは、参加者に伝えるべきですか？
- 伝えてください。録音することと、その録音を文字起こしに使うことを、会議の冒頭で参加者に知らせるのが基本です。利用者本人が参加する会議では、本人にも分かる言い方で説明します。
- AI が作った議事録をそのまま記録として保存してよいですか？
- そのままでは保存しないでください。AI が出すのは草案です。会議に出ていた職員が内容を確認し、直したうえで事業所の記録として確定します。確定したのが誰かが分かる形で残すことをおすすめします。
- 1 時間の会議で、どのくらい時間が短くなりますか？
- 事業所によって差が大きいため、時間の削減幅は断定できません。効果が出やすいのは、これまで「後日メモから思い出して書いていた」会議です。まずは 1 回分を試して、自分の事業所での差を測ってみてください。
この記事と画面について
WelWorkの実装を確認して編集しています。画面・記載例の人物や記録は架空で、利用実績や効果を示すものではありません。制度上の要件や手続きは、事業所に適用される指定権者の最新の案内をご確認ください。
北村陽朗株式会社ENWAVE 代表取締役
2017年から障害福祉事業所を運営し、記録・会議・行政への提出物・人員配置の確認に追われてきた経験をもとに、WelWorkを開発しています。