平均利用者数の出し方｜人員配置の計算に使う数を例で確認

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原則は「前年度の延べ利用者数 ÷ 開所日数」

平均利用者数は、原則として前年度（4月1日から翌年3月31日まで）の延べ利用者数を、前年度の開所日数で割って出します。小数点第2位以下は切り上げます。常勤換算は切り捨て、平均利用者数は切り上げと、丸めの向きが逆になる点に注意してください。

たとえば前年度の延べ利用者数が4,801人、開所日数が240日なら、4,801÷240＝20.004…で、小数点第2位以下を切り上げて20.1人です。この20.1人をもとに、配置比率で割って必要な常勤換算を出します。

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新規指定や定員を増やしたときの特例

新規に指定を受けた事業所は、前年度の実績がないため、期間によって別の数を使います。新規指定から6か月未満は定員の90％、6か月以上1年未満は直近6か月の延べ利用者数をその6か月の開所日数で割った数、1年以上は直近1年の延べ利用者数をその1年の開所日数で割った数を使うことができます。定員を増やした場合も、増えた分について同様の扱いがあります。

6か月や1年の区切りを過ぎると、使う数が変わり、必要な常勤換算が上がることがあります。区切りの月をあらかじめ確認し、その前に職員体制を見直しておきます。

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延べ利用者数に数えるもの

延べ利用者数は、実際にサービスを利用した人の数を日ごとに足した数です。欠席した人や、欠席時対応のみを行った日の人は、通常は延べ利用者数に入れません。記録と数の出し方がそろっているかを、サービス提供の記録と照らし合わせて確認します。

生活介護では、令和6年度の報酬改定で、利用者ごとのサービスの所要時間によって人数の数え方が変わる扱いが設けられています。所要時間が短い利用者は1人より少なく数える扱いのため、対象や数え方を指定権者の資料で確認してください。

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年度が替わるときに確認すること

平均利用者数は年度ごとに変わります。前年度に利用者が増えた事業所では、4月から必要な常勤換算やサービス管理責任者の人数が増えることがあります。3月までに前年度の見込みを出し、4月からの職員体制が足りるかを確かめておきます。

• 前年度の延べ利用者数と開所日数を、記録から集計した
• 小数点第2位以下を切り上げて平均利用者数を出した
• 新規指定や定員変更の区切りの月を確認した
• 新しい平均利用者数で、必要な常勤換算とサビ管の人数を計算し直した

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計算ツールと、毎月の集計

登録なしで使える「人員配置・常勤換算チェッカー」では、前年度の延べ利用者数と開所日数を入れると平均利用者数を出し、そのまま必要な常勤換算まで計算できます。新規指定から6か月未満の場合は、定員から計算することもできます。

WelWorkでは、サービス提供の記録の「通所」の実績と開所日から平均利用者数を出し、指定日からの期間に応じた数え方で月ごとの人員配置を確認できます。勤務形態一覧表の下書きにも平均利用者数が入りますが、提出前に職員が内容を確認してください。