勤務形態一覧表の書き方｜各欄の意味とよくある誤りを例で確認

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勤務形態一覧表とは

勤務形態一覧表（従業者の勤務の体制及び勤務形態一覧表）は、職員ごとに1か月の日々の勤務時間を並べ、職種ごとの人数と常勤換算数をまとめる表です。予定（シフト）として作る場合と、実績として作る場合があり、どちらかを表の上部に書きます。

国の参考様式のほか、都道府県や市が独自の様式を定めていることがあります。記入する項目は似ていますが、列の並びや集計欄が違うことがあるため、提出先が指定する様式で作ります。

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各欄の書き方

表の上部には、サービス種別、事業所名、記載する期間（暦月など）、予定か実績か、事業所で常勤の職員が勤務すべき時間数（週と月）を書きます。常勤の所定時間は、常勤換算の分母になる大切な数字です。

職員の行には、職種、勤務形態、資格、氏名、日々の勤務時間、合計の時間、週平均の時間、兼務の状況を書きます。1人が複数の職種を兼ねる場合は、職種ごとに行を分け、それぞれの職種に就く時間を書きます。

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勤務形態A〜Dの区別

勤務形態は、常勤か非常勤か、専従か兼務かの組み合わせで、4つの記号に分けます。ここでいう常勤は、雇用の形（正職員かパートか）ではなく、事業所で定めた常勤の職員が勤務すべき時間数に達しているかで決まります。

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よくある誤り

運営指導で指摘されやすいのは、兼務の時間の扱いです。1人の職員の同じ時間を、2つの職種の両方に書いてしまうと、常勤換算が実際より多く見えます。また、サービス管理責任者や管理者として働いた時間を、直接支援の職種の時間に入れてしまう誤りもよくあります。

資格の欄が空欄のまま、または資格の分かる書類と一致しないことも確認されます。更新が必要な研修は、期限が切れていないかもあわせて確認します。

• 兼務の職員の同じ時間を、2つの職種に重ねて書いていないか
• サビ管・管理者の時間を、直接支援の職種に入れていないか
• 常勤の所定時間を、就業規則と同じ数字で書いているか
• 資格の欄と、資格証・修了証の写しが一致しているか

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WelWorkで下書きを作る

WelWorkでは、シフトや勤怠の実績から、国の参考様式と同じ列の並びで勤務形態一覧表の下書きをExcelで出力できます。職員ごとに登録した資格は資格欄に入り、期限の切れた研修は書かれません。職種別の実人数と常勤換算数、利用者数と人員の基準の欄も転記します。

出力した表は下書きです。提出先の様式と違う場合は写し替えが必要です。提出前に、勤務時間・兼務・資格の内容を職員が確認してください。常勤換算の計算を先に確かめたいときは、登録なしで使える人員配置・常勤換算チェッカーも使えます。