工賃明細書を、本人に説明できる内訳で整える

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工賃明細書に載せる情報を整理する

WelWorkの明細PDFには、事業所名、氏名、対象月、確定版番号、差引支給額、出席日数、作業時間、内訳表を載せます。支払日を設定した場合はその日付が入り、末尾には受領日と署名または捺印の欄があります。これらはWelWorkの出力項目の説明で、全国共通の法定様式を示すものではありません。

事業所で必要な項目は工賃規程と運用に合わせて確認します。特に手当や控除は、名称だけでなく対象となる条件や根拠を確認してから入力します。受領欄の使い方や保存方法も、事業所で決めた手順と一致させてください。

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金額の見本：内訳を分けると差引額を説明できる

下の金額はすべて説明用の架空値です。作業時間や単価の推奨値ではなく、手当や控除の可否を示すものでもありません。実際には事業所の規程と本人に適用する条件を確認します。

「その他」と一つにまとめるより、「内訳に名前をつける」で事業所が確認できる項目名を付けると、明細PDFの内容欄から元の記録をたどりやすくなります。数量と単価がある項目は、その組合せも照合します。

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作業時間と工賃規則を確認して再計算する

工賃画面で対象月を選び、利用者ごとの記録を確認します。WelWorkが使う作業時間は、設定によりサービス提供記録の作業時間、または日々の作業記録です。来所から帰所までの滞在時間をそのまま使うわけではありません。出席日数はサービス提供記録から確認します。

月の途中で規則や単価が変わった場合は、その月に適用する設定を確認します。手当・その他支給・交通費・控除の項目を入力し、「再計算」で表示を更新します。規則が設定されていない利用者がいる場合は、月次確定へ進めません。

無料のExcel確認表には、照合する資料、確認結果、担当・確認日を記入できます。金額を計算するファイルではないので、下書きの確認メモとして使い、確定した金額は元の記録と計算結果で確かめます。

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この月を確定して、工賃明細書PDFを出す

対象月と各利用者の内訳を確認したら「この月を確定」を選びます。画面を確認した後に元の記録や設定が変わっていた場合は、確定時の照合で止まるため、再計算して表示を確認し直します。確認前の金額をそのまま確定したものとして扱わないようにします。

確定後の「明細書（PDF）」は、利用者ごとの確定済み最新バージョンから作られます。未確定の月は出力できません。PDFは利用者ごとに改ページしますが、内訳の行数によってページ数は変わります。印刷前に各人の先頭と末尾を確認してください。

PDFを出せたことだけで照合を終えず、対象月、氏名、数量と単価、手当・控除、差引支給額が確認済みの内容と一致しているかを見ます。本人への説明に必要な内訳が読める状態か、印刷した場合に文字や表が切れていないかも確認します。

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訂正するときは、配布した版まで確認する

確定後に記録の誤りが見つかったら、元の作業時間や項目を確認し、修正・再計算を経て再確定します。再確定は新しい版の追加になり、前の版も残ります。明細PDFを出し直した場合は、どの版を配布するかを確認します。

既に渡した明細がある場合は、事業所で定めた訂正・説明の手順に沿って対応します。データを直す作業と、本人へ訂正内容を伝える作業の両方を確認リストに残すと、担当が変わっても経緯を追えます。